Mit dieser Ordnung, die der Vorstand am 11. Oktober 2023 beschlossen hat, erhalten die Mitglieder der Jaguar Association Germany e.V. einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein.
Der Verein (nachfolgend nur „JAG“) kommt damit seinen Informationspflichten gegenüber seinen Mitgliedern nach (Art. 13, 14 EU-DatenschutzgrundVO - DSGVO). Ferner soll dargelegt werden, warum der Verein welche Daten erhebt und welche Rechte den Mitgliedern in diesem Zusammenhang zustehen.
1. Verantwortlichkeit des Vereins und Ansprechpartner
Die JAG ist auf der Grundlage der EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend: DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Verein.
Fragen und Auskünfte sind an den Vorstand des Vereins zu richten.
Ansprechpartner im Vorstand ist der Schatzmeister.
Nähere Informationen sind auf der Homepage des Vereins unter www.jaguar-association.de zu finden.
2. Grundlage für die Verbreitung von Daten im Verein
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Erfüllung der Aufgaben der JAG und der sich daraus ergebenden Pflichten und Aufgaben erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der JAG beruht vorrangig auf der Grundlage der Satzung und dieser Datenschutzordnung und im Einzelfall auf der von den Betroffenen erteilten Einwilligung.
Den Regelungen der Satzung haben sich die Mitglieder mit ihrem Beitritt in den Verein unterworfen.
3. Welchen Quellen und Daten nutzt der Verein?
Der Verein verarbeitet nur personenbezogene Daten, die er im Rahmen der Mitgliedschaft von den Mitgliedern erhalten hat.
Zudem verarbeitet der Verein – soweit dies im Rahmen der Erfüllung der Mitgliedschaft erforderlich ist – personenbezogene Daten, die er von Dritten zulässigerweise erhalten haben (z.B. Behörden, Ämter, Verbände oder Versicherungen).
4. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein
Die JAG erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten der Mitglieder zur Erfüllung seines Vereinszwecks und im Rahmen der Mitgliedschaft, um seine Aufgaben umfassend wahrnehmen zu können (z.B. Einladungen zu Versammlungen, Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Organisation von Veranstaltungen).
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage an andere öffentliche Stellen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen oder an private Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Verwendung dieser Daten darlegen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten der Mitglieder im Zusammenhang mit Veranstaltungen der JAG, einschließlich der Berichterstattung hierüber, im Mitgliedermagazin JAGMAG und auf der Homepage des Vereins sowie in Auftritten des Vereins in den Sozialen Medien und an lokale, regionale und überregionale Medien übermittelt.
Die JAG erhebt und verarbeitet folgende Daten von seinen Mitgliedern und Mitarbeitern:
a) Daten für die Mitgliederverwaltung und Kontaktaufnahme
- Name, Vorname
- Adresse
- Geburtsdatum
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobil)
- E-Mail-Adresse
b) Daten für die Beitragserhebung
- Bankverbindung
c) Fahrzeugdaten
- Kfz-Daten der Jaguar- und Daimler(UK)-Fahrzeuge, die sich im Eigentum des Mitglieds befinden und zur Führung des Typen-Registers erforderlich sind
d) Daten und Bilder für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins
- Name, Vorname
- Fotos.
5. Werden Daten der Mitglieder an Dritte weitergegeben?
a) Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs per SEPA-Mandat an die Hausbank des Vereins (zurzeit: National-Bank Essen) weitergeleitet.
b) Der Verein versendet einen Newsletter per E-Mail. Der Versand erfolgt an die E-Mail-Adresse, die das Mitglied in seinem Antrag auf Mitgliedschaft - oder zu einem späteren Zeitpunkt - dem Verein mitgeteilt hat. Der Versand des Newsletters erfolgt ohne sichtbare Adressangabe (BCC). Das Mitglied ist berechtigt, die Einwilligung zum Versand an seine persönliche E-Mail-Adresse ohne Angabe von Gründen zurückzuziehen.
6. Wie verarbeitet der Verein diese Daten?
a) Die personenbezogenen Daten der Mitglieder des Vereins werden durch den Verein in einem zentralen Mitgliederverzeichnis gespeichert, dass durch den Schatzmeister geführt wird.
b) Mit der Übernahme eines Mandates nach der Satzung in der JAG stimmt der Amtsinhaber der Veröffentlichung seines Namens, der Adresse, der telefonischen Erreichbarkeit, der E-Mail-Adresse und seines Bildes im JAGMAG und auf der Webseite zu.
c) Neue Mitglieder werden anlässlich ihrer Aufnahme in den Verein im JAGMAG mit Namen, Mitgliedsnummer und ihrer Sektionszugehörigkeit vorgestellt. Mitglieder mit besonderen Geburtstagsjubiläen werden mit Namen, Geburtsdatum und Sektionszugehörigkeit aufgeführt. Die Veröffentlichung der Adresse unterbleibt in diesen beiden Fällen.
d) Im JAGMAG werden im Rahmen von Berichten über JAG-Veranstaltungen auch Fotos von Mitgliedern veröffentlicht. Mit der Teilnahme an Veranstaltungen erteilen die Mitglieder ihre Einwilligung zur Veröffentlichung der Fotos auf der Homepage www.jaguar-association.de.
7. Wer erhält Zugriff auf Daten der Mitglieder?
Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die Daten der Mitglieder, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten der JAG benötigen, also mit der vertraglichen Abwicklung betraut sind. In diesem Zusammenhang können das auch vom Verein eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen sein.
Soweit der Verein Daten der Mitglieder an Empfänger außerhalb des Vereins weitergibt, erfolgt dies ausschließlich zur Erfüllung der Vertragspflichten im Rahmen des Satzungszwecks, aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder der ausdrücklich erteilten Einwilligung des Mitglieds.
8. Löschung von Daten
Personenbezogene Daten der Mitglieder müssen durch den Verein so lange gespeichert werden, wie sie für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Sofern keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.
Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit der Beendigung der Mitgliedschaft werden die die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Alle anderen Daten (z.B. Bankverbindung) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
9. Übertragung von Daten
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftraums – EWR) findet durch den Verein nicht statt.
10. Rechte der Mitglieder
Die Mitglieder des JAG haben nach der DSGVO verschiedene Rechte gegenüber dem Verein. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus den Art. 15 – 18 und 21.
So steht jedem Mitglied ein Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf eine eingeschränkte Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu.
Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung des Mitglieds, so kann dieses seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgte Datenverarbeitung bleibt rechtmäßig.
Des Weiteren steht jedem Mitglied das Beschwerderecht (Ziff.12) bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
Anfragen von Mitgliedern werden vom Verein grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet.
11. Interne Beschwerdestelle
Sollte ein Mitglied der Ansicht sein, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, ist der Vorstand des Vereins anzusprechen.
12. Aufsichtsbehörde und externes Beschwerderecht
Sollten Bedenken eines Mitglieds nicht ausgeräumt werden können, kann sich dieses an die für die JAG zuständige Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW) wenden. Dort kann auch Beschwerde gegen den Verein eingereicht werden.